Skip to content

Cara Mengembangkan Jadwal Audit Internal OHS

Program audit K3 internal digunakan oleh organisasi untuk mengevaluasi efektivitas prosedur dan proses yang digunakan untuk memenuhi persyaratan legislatif OHS dan persyaratan administrasi wajib lainnya.

Jadwal audit K3 internal adalah pendekatan yang dipertimbangkan oleh organisasi untuk mengidentifikasi sejauh mana dan metode yang digunakan untuk melakukan kegiatan verifikasi audit yang terkait dengan K3. Audit internal juga merupakan praktik terbaik global dalam sistem manajemen K3.

Ini juga merupakan pemeriksaan kualitas internal yang penting pada sistem dan operasi OHS. Audit K3 internal adalah alat manajemen yang sangat berguna untuk memastikan bahwa manajemen K3 sedang dilakukan secara efisien dan benar di semua tingkatan.

Seorang manajer senior harus secara aktif berpartisipasi dalam audit internal untuk memastikan mata uang informasi manajemen dan pengawasan organisasi yang tepat dari fungsi administrasi dan operasional.

Ruang lingkup audit internal

Organisasi akan perlu mengidentifikasi jenis-jenis kegiatan audit internal yang akan dilakukan.

Ini dapat mencakup satu atau lebih dari jenis aktivitas audit berikut:

  • Sistem manajemen OHS (OHSMS) audit – tingkat sistem
  • Audit kepatuhan prosedural – tingkat operasional
  • Audit kepatuhan legislatif OHS – menganalisa kemampuan kepatuhan
  • Manajemen insiden
  • Sistem pelaporan
  • Manajemen arsip dan dokumentasi

Penentuan jenis audit akan didasarkan pada persyaratan yang ditentukan dalam sistem manajemen K3. Faktor-faktor yang relevan dengan audit mungkin melibatkan tingkat kematangan dari OHSMS, inisiatif kebijakan dan implementasi, dan masalah serupa. Pengetahuan dan pemahaman pemangku kepentingan utama dalam organisasi dan faktor organisasi lebih lanjut (misalnya jumlah situs, lokasi geografis, Negara, aplikasi nasional atau internasional) juga dapat berlaku.

Jadwalkan pertimbangan

Setelah mengidentifikasi jenis kegiatan audit internal yang akan dilakukan, organisasi perlu mempertimbangkan pilihan dan penjadwalan pengiriman audit yang paling sesuai. Praktik terbaik adalah metodologi yang terstandarisasi, menyeluruh dan transparan yang memberikan hasil yang jelas untuk melengkapi sasaran dan tujuan bisnis organisasi.

Pertimbangan ini akan mencakup satu atau lebih dari poin-poin berikut:

  • Persyaratan audit wajib (misalnya Didefinisikan oleh otoritas hukum) – Area audit yang sangat berguna ini dapat mencakup persyaratan tahunan asuransi mandiri untuk kegiatan audit yang akan dilakukan untuk dimasukkan dalam persyaratan pelaporan. Audit internal dalam kasus-kasus ini juga dapat bertindak sebagai "radar" untuk manajemen, memastikan masalah kepatuhan berada di bawah pengawasan yang tepat.
  • Ukuran organisasi dan lokasi geografis – Pertimbangan harus diberikan untuk berbagai jenis kegiatan (dan potensi risiko) dalam suatu organisasi, kesamaan kegiatan di lokasi yang berbeda untuk mengevaluasi keseragaman aplikasi, lokasi geografis yang dapat berdampak pada pengiriman jadwal audit. Pendekatan ini juga memungkinkan penargetan area yang terkait langsung dengan implementasi kebijakan.
  • Identifikasi area potensi risiko tinggi – Area ini secara alami memiliki prioritas tinggi dalam OHSMS. Setiap area berisiko tinggi yang diidentifikasi sebagai hasil dari analisis statistik atau tinjauan manajemen memerlukan verifikasi audit untuk membantu dalam menerapkan manajemen strategis.
  • Perubahan dalam legislasi atau struktur organisasi – Perubahan dalam legislasi atau struktur organisasi yang dapat berdampak pada kapasitas untuk menerapkan persyaratan K3. (Catatan: Perubahan legislatif biasanya termasuk kerangka waktu untuk kepatuhan, dan mungkin melibatkan modifikasi yang signifikan terhadap OHSMS. Sangat disarankan bahwa semua masalah kepatuhan dimasukkan dalam audit untuk memastikan manajemen memiliki informasi yang memadai mengenai hal-hal ini.)
  • Sumber daya dasar dari mana organisasi dapat mengalokasikan auditor yang kompeten dan kompeten untuk melakukan jenis aktivitas verifikasi audit – Persyaratan penyediaan sumber daya internal atau eksternal tergantung pada ruang lingkup kegiatan untuk memenuhi kebutuhan audit. Basis sumber daya harus dapat memberikan standar audit yang diperlukan untuk memastikan efisiensi dan kepatuhan K3.
  • Perencanaan dan pengembangan organisasi siklus – Perencanaan audit untuk menyelaraskan penyediaan laporan audit dengan siklus ulasan. Perencanaan ini adalah alat manajemen yang sangat berguna yang dapat memastikan kontrol dan ketepatan waktu yang tepat dari data operasional. Perencanaan ke depan juga memastikan pelaporan OHSMS yang terintegrasi dengan baik.
  • Kegiatan yang diprioritaskan (mis. Berdasarkan evaluasi risiko atau kebutuhan bisnis) yang akan berdampak pada penerapan persyaratan K3.

Detail jadwal Audit Internal

Jadwal audit internal harus dimiliki oleh orang yang memiliki wewenang untuk mengelola dan meninjau pelaksanaan jadwal. Manajemen senior harus memiliki pengawasan langsung dari proses, untuk memungkinkan pemeriksaan pada fungsi dan efisiensi audit.

Jadwal audit internal akan menyediakan, setidaknya informasi berikut:

  • Jenis audit yang akan dilakukan
  • Jangka waktu yang diharapkan di mana audit harus dilakukan
  • Auditor utama bertanggung jawab atas aktivitas audit
  • Lokasi audit
  • Kerangka waktu untuk laporan akhir

Masalah umum

Satu masalah utama dalam kaitannya dengan pengembangan jadwal audit internal adalah bahwa mereka tidak memenuhi kebutuhan organisasi dan / atau hanya bertujuan untuk mencapai tingkat kesesuaian dengan persyaratan badan hukum dari regulator.

Ini cukup tidak memadai, dan dapat memaparkan organisasi pada kewajiban yang serius. Untuk memastikan OHSMS yang berfungsi penuh yang mampu menangani semua masalah K3 dan memenuhi standar undang-undang dan klaim hukum utama, organisasi harus memastikan bahwa audit internal dilakukan secara holistik, praktik terbaik, dasar di mana semua bidang kewajiban, manajemen risiko dan OHS harus diaudit dengan benar. OHSMS harus mencapai cakupan penuh dari semua kewajiban potensial.

Sebaliknya, kebutuhan audit internal dapat melebihi kapasitas organisasi untuk memenuhi persyaratan yang ditetapkan di dalamnya. Organisasi mungkin tidak memiliki keahlian yang dibutuhkan untuk menangani beberapa bidang manajemen risiko. Setiap audit internal yang dilakukan atas dasar ini pasti akan tidak memadai, dan dapat menimbulkan risiko kekurangan yang serius dalam OHSMS.

Masalah utama lainnya adalah memastikan bahwa kompetensi audit (baik internal maupun eksternal) berada pada tingkat untuk mencapai hasil yang sesuai sebagaimana didefinisikan dalam jadwal audit internal, misalnya Ada risiko serius dalam menggunakan auditor untuk melakukan audit kepatuhan tanpa pemahaman yang diperlukan terkait dengan aplikasi persyaratan legislatif.

Sangat penting bahwa setiap audit OHSMS dilakukan oleh auditor yang memiliki:

  • Tingkat pengalaman audit yang benar
  • Pengalaman yang komprehensif dalam mematuhi undang-undang, termasuk persyaratan peraturan asuransi diri dan masalah hukum terkait lainnya
  • Basis pengetahuan dan sumber daya yang kuat, termasuk pengetahuan industri yang relevan jika berlaku
  • Akreditasi yang tepat untuk operasi audit yang diperlukan

Pendekatan paling aman untuk masalah ini adalah mendapatkan bimbingan profesional. Konsultan OHSMS terbaik dapat memenuhi semua kriteria ini dan juga dapat memberikan dukungan dan layanan yang berkelanjutan sesuai kebutuhan.

Published injudi bola

Be First to Comment

    Leave a Reply

    Your email address will not be published. Required fields are marked *